Sachbearbeiterin bzw. Sachbearbeiter (m/w/d) Gremienarbeit

Bezirksamt Hamburg-Mitte, Dezernat Steuerung und Service

  • Job-ID: J000008376
  • Startdatum: schnellstmöglich
  • Art der Anstellung: Vollzeit/Teilzeit
    (befristet bis 31.05.2024)
  • Bezahlung: EGr. 9a TV-L
  • Bewerbungsfrist: 25.05.2022
  • Anzahl der Stellen 1

Wir über uns

Das Fachamt Interner Service ist im Bezirksamt für die Betreuung der bezirklichen Gremien, die Registratur, Gebäudebewirtschaftung, Raumbelegung, Beschaffung, Arbeitssicherheit und Katastrophenschutz zuständig. Zusätzlich beschäftigen wir uns mit Reisebuchungen und Reiskostenabrechnungen, dem Fuhrpark des Bezirksamtes und Mobilitätsangeboten. Wir arbeiten in motivierten Teams.

Ihre Mitarbeit im regionalen Katastrophendienststab des Bezirksamtes Hamburg-Mitte wäre uns ebenfalls wichtig.

Hier finden Sie weitere Informationen: Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg.

Ihre Aufgaben

  • Erstellung von Sitzungseinladungen
  • Organisation der Sitzungsorte in Zusammenarbeit mit dem Ausschussvorsitzenden
  • Erstellung von Vorlagen und Anträgen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachämtern und Fraktionen
  • Teilnahme an Sitzungen und Erstellung der Sitzungsprotokolle sowie Koordinierung der Beschlussumsetzungen


Aufgrund der üblicherweise in den Abendstunden liegenden Sitzungstermine, die derzeit hauptsächlich hybrid und digital stattfinden, ist Flexibilität in Hinblick auf die Arbeitszeiten erforderlich.

Ihr Profil

Erforderlich

  • abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf oder
  • den Berufsausbildungen gleichwertige Fachkenntnisse


Vorteilhaft

  • Kenntnisse des Verwaltungsaufbaus der FHH und der Verwaltungszuständigkeiten innerhalb der FHH und der Bezirksverwaltung sowie grundlegende Kenntnisse über die Struktur der politischen Gremien, über Zuständigkeiten und Abläufe der politischen Willensbildung, insbesondere aufbezirklicher Ebene
  • sichere mündliche und schriftliche Ausdrucksweise als auch gutes Zeitmanagement, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
  • idealerweise Kenntnisse des Bezirksverwaltungsgesetzes, der Geschäftsordnung der Bezirksverwaltungen oder die Bereitschaft sich diese Kenntnisse schnellstmöglich anzueignen
  • anwendungsgereifte Kenntnisse der MS-Office-Standardsoftware, insbesondere hinsichtlich Textverarbeitung, Outlook- und Internetnutzung
  • Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit und Flexibilität hinsichtlich abweichender Arbeitszeiten

Unser Angebot

  • eine Stelle, schnellstmöglich zu besetzen, befristet bis zum 31.05.2024 
  • Bezahlung nach Entgeltgruppe 9a TV-L (Entgelttabelle)
  • eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung betrieblicher Belange möglich
  • unter Berücksichtigung der Sitzungstermine weitestgehend flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice bzw. mobilen Arbeiten
  • 30 Tage Urlaub pro Jahr
  • gute Erreichbarkeit der Dienststelle mit dem ÖPNV

Ihre Bewerbung

Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:

  • Anschreiben,
  • tabellarischer Lebenslauf,
  • Nachweise der geforderten Qualifikation,
  • aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis,
  • für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis,
  • Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes).

Wir fordern insbesondere Männer auf, sich zu bewerben. Sie werden aufgrund ihrer Unterrepräsentanz bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.