Assistenz der Geschäftsführung und des Geschäftszimmers

Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft, Institut für Hygiene und Umwelt

Job-ID: J000029569
Startdatum: schnellstmöglich
Art der Anstellung: Vollzeit/Teilzeit
(unbefristet)
Bezahlung: EGr. 8 TV-L
BesGr. A8 HmbBesG
Bewerbungsfrist: 06.12.2024
Anzahl der Stellen: 1

Wir über uns

Das Institut für Hygiene und Umwelt (HU) ist das Landeslabor der Freien und Hansestadt Hamburg, das Untersuchungen in den Bereichen Lebensmittelsicherheit, Gesundheitsschutz und Umwelt durchführt. In 10 Abteilungen engagieren sich rund 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Im Zentrum des Auftragsspektrums steht, neben der Führung des Geschäftszimmers, die organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung von Verwaltungstätigkeiten bis zur eigenverantwortlichen Terminkoordination. Darüber hinaus unterstützen Sie die Projektleitung. Als besonders relevant ist hier das Projekt „Neubau Hamburger Landeslabor“ zu benennen, indem ein neues, modernes Laborgebäude geplant wird.

Hier finden Sie weitere Informationen: Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg.

Ihre Aufgaben

Sie

führen Protokolle und verantworten sämtliche Korrespondenz sowie Erstellung von Präsentationen und Beschlussvorlagen,
übernehmen die Koordination und Abrechnung von Sitzungen, Reisen und sonstigen Veranstaltungen,
unterstützen Gremientätigkeiten und sorgen für eine termingerechte Einholung von Beiträgen und Stellungnahmen der Gremienteilnehmer,
nehmen Anrufe entgegen, bei denen Sie erste Fragen beantworten und die Anliegen weiterleiten und
sind verantwortlich für die Organisation und den Betrieb des Geschäftszimmers sowie die administrative Unterstützung im Bereich des Projektmanagements.

Ihr Profil

Erforderlich

abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder kaufmännischen Beruf oder
gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen

Vorteilhaft

Sie besitzen gute organisatorische Fähigkeiten, so dass Sie auch unter Zeitdruck und hohem Arbeitsanfall den Überblick über Ihren Arbeitsbereich zu jeder Zeit behalten
Sie verfügen über eine klare und präzise Ausdrucksweise in Wort und Schrift und können die Geschäftsführung und das Institut sicher und kompetent nach außen vertreten
Sie verfügen über gründliche Kenntnisse im Bereich des Büromanagements, der Urlaubs- und Arbeitszeitregelungen und entsprechenden Tarif- und Dienstrechts Sie besitzen Grundkenntnisse auf dem Gebiet des Haushaltsrechts und Beschaffungswesens
Sie sind gerne bereit, Verantwortung zu tragen und zeichnen sich durch Entscheidungsfreudigkeit und selbständiges teamorientiertes Arbeiten aus

Unser Angebot

eine Stelle, unbefristet, schnellstmöglich zu besetzen
Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Entgelttabelle)
umfangreiches Fortbildungsprogramm im stadteigenen Zentrum für Aus- und Fortbildung
gute Work-Life-Balance, u.a. mit flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten und ein krisensicherer Arbeitspaltz
vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten sowie unterschiedliche Angebote der Gesundheitsförderung
verkehrsgünstige Lage - Ihr Büro liegt verkehrsgünstig an der S-Bahn-Station Rothenburgsort
Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen

Ihre Bewerbung

Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:

Anschreiben,
tabellarischer Lebenslauf,
Nachweise der geforderten Qualifikation,
aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis (nicht älter als drei Jahre),
für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis,
Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes).

Wir freuen uns insbesondere über Bewerbungen von Männern. Sie werden aufgrund ihrer Unterrepräsentanz bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Für eine Übertragung der Tätigkeit ist der Nachweis erforderlich, dass Sie die Voraussetzungen des Masernschutzgesetzes erfüllen (weitere Informationen).