Leitungsassistenz im Büro des Ersten Bürgermeisters

Senatskanzlei

Job-ID: J000040856
Startdatum: 01.07.2026
Art der Anstellung: Vollzeit
(unbefristet)
Bezahlung: EGr. 8 TV-L
BesGr. A8 HmbBesG
Bewerbungsfrist: 10.04.2026
Anzahl der Stellen: 1

Wir über uns

Als Schaltstelle der Regierungspolitik betreut und koordiniert die Senatskanzlei die Arbeit des Senats. Sie unterstützt den Ersten Bürgermeister bei seinen Amtsgeschäften. Dies gilt insbesondere für das Büro des Ersten Bürgermeisters, in dem die ausgeschriebene Stelle angesiedelt ist.

Auf dieser Stelle kümmern Sie sich vor allem um die Büroabläufe, Terminplanung und -koordinierung im Büro des Ersten Bürgermeisters und arbeiten eng mit dem Leitungsteam des Ersten Bürgermeisters zusammen. Gemeinsam mit einem Kollegen stellen Sie werktags im Zweischichtsystem die durchgängige (auch telefonische) Erreichbarkeit des Bürgermeisterbüros in der Zeit von 08.00 Uhr bis 19.00 Uhr sicher.

Hier finden Sie weitere Informationen: Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg.

Ihre Aufgaben

Empfang und Betreuung von Gästen
Erstellung und Versand der Korrespondenz sowie Entgegennahme/Vermittlung von Telefonaten
Planung und Organisation von Dienstreisen
Zuständigkeit für das Bestellwesen des Bürgermeisterbüros
Vertretung des Chefsekretärs und der Terminreferentin

Ihr Profil

Erforderlich

Sie verfügen über eine

abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder der Berufsausbildung gleichwertige Fachkenntnisse oder
als Beamtin bzw. Beamter: Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste Wichtige Hinweise für Beamtinnen und Beamte zur Beförderung.

Vorteilhaft

mind. zweijährige Berufspraxis als Sekretär:in einer der Stelle vergleichbaren Position, nachgewiesen durch ein entsprechendes Arbeitszeugnis oder Empfehlungsschreiben
Interesse und Verständnis für den hamburgischen Verwaltungsdienst und komplexe Verfahrensabläufe
hohe Belastbarkeit, großes Engagement, Zielstrebigkeit und die Fähigkeit zu eigenständigem Arbeiten sowie hohes Maß an Eigeninitiative sowie analytische Fähigkeiten, sehr gute Kommunikation und Teamfähigkeit
überdurchschnittliche Flexibilität bei der Verteilung der Dienstzeit, sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, gute Englischkenntnisse (wünschenswert)
Fähigkeit, die Aufgaben auch unter hohem Termindruck mit gleichbleibend guter Qualität zu bewältigen und Probleme sach- und termingerecht mit Lösungsvorschlägen aufzubereiten

Unser Angebot

eine Stelle, unbefristet, zum 01.07.2026 zu besetzen
Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Entgelttabelle) bzw. der Besoldungsgruppe A8, weitere Informationen auf karriere.hamburg
Tarifbeschäftigte erhalten zusätzlich zum Entgelt eine Zulage (derzeit in Höhe von 250 Euro brutto monatlich) nach der Arbeitgeberrichtlinie für Sekretärinnen und Sekretäre
ein Arbeitsplatz im Rathaus mit sehr guter ÖPNV-Anbindung
Zuschuss zum Deutschlandticket (Jobticket über die Arbeitgeberin)
zahlreiche Vorteile und Benefits der Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg

Ihre Bewerbung

Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:

Anschreiben
tabellarischer Lebenslauf
Nachweise der geforderten Qualifikation (sofern Sie Ihren Hochschulabschluss im Ausland erworben haben, weisen Sie bitte die Anerkennung in Deutschland nach, bei in der EU erworbenen Abschlüssen ggf. durch einen Auszug aus der Anabin-Datenbank der KMK)
Beurteilung bzw. Arbeitszeugnis über die aktuell wahrgenommene Tätigkeit (nicht älter als drei Jahre), wenn diese bereits länger als ein Jahr besteht. Ansonsten bitte Beurteilungen und Arbeitszeugnisse für die vorherigen Beschäftigungen
für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis
Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes)
Da die Senatskanzlei Sicherheitsbereich ist, erfolgt die Einstellung/Versetzung nach einer abgeschlossenen Sicherheitsüberprüfung. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung eine Einverständniserklärung zur Sicherheitsüberprüfung bei (formlos).

Kosten, die Ihnen aufgrund der Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch entstehen, können Ihnen leider nicht erstattet werden.

Wir freuen uns insbesondere über Bewerbungen von Männern. Da sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.