Vorzimmerkraft Abteilungsleitung Inklusive Bildung

Behörde für Schule und Berufsbildung, Amt für Bildung

Job-ID: J000029132
Startdatum: 01.12.2024
Art der Anstellung: Vollzeit/Teilzeit
(unbefristet)
Bezahlung: EGr. 5 TV-L
Bewerbungsfrist: 12.11.2024
Anzahl der Stellen 1

Wir über uns

Bildung ist unsere Zukunft!

In der Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB) sorgen rund 25.000 Beschäftigte für die staatliche Schulbildung der Hamburger Schülerschaft, damit diese die notwendigen Kompetenzen für eine erfolgreiche Teilhabe in der Arbeitswelt und in der Gesellschaft erwerben können.

In der Abteilung B 4 werden alle Prozesse um die Thematik Inklusive Bildung gesteuert. Hierzu gehört auch die Aufsicht über spezielle Sonderschulen, Regionale Bildungs- und Beratungszentren, Bildungs- und Beratungszentrum Pädagogik bei Krankheit und die Beratungsstelle Gewaltprävention. Für die Abteilungsleitung suchen wir eine Vorzimmerkraft, die sich um das Büromanagement und den Kundinnen- und Kundenverkehr kümmert.

Hier finden Sie weitere Informationen: Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg.

Ihre Aufgaben

Sie organisieren die Vorzimmeraufgaben, z.B. Postbearbeitung, Warenannahme, Telefondienst, Aufnahme von Anliegen Auskunftssuchender und Terminkoordination.
Sie unterstützen Sitzungen, z.B. Erstellung und Aktualisierung von Sitzungsunterlagen, Besucherinnen- und Besucherbetreuung und Catering.
Sie übermitteln Arbeitsaufträge/Anfragen der Abteilungsleitung und überwachen dessen Rücklauf, verfolgen Vorgänge/Anfragen inkl. Wiedervorlagenmanagement nach.
Sie führen selbstständig Korrespondenz nach Stichworten bzw. Absprachen.
Sie verarbeiten Daten, inkl. Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Listen und Tabellen.

Ihr Profil

Erforderlich

abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder
den oben genannten Berufsausbildungen gleichwertige Fachkenntnisse

Vorteilhaft

Sie arbeiten eigenständig und eigenverantwortlich, zudem bringen Sie besondere Stärken in den Bereichen Arbeitsorganisation und Motivation mit.
Sie überzeugen durch freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten auch bei hohem Termin- und Arbeitsdruck.
Sie verfügen über praxisgereifte und fundierte Kenntnisse in Standardbürosoftware und können sicher mit dem Terminmanagement in Outlook umgehen.
Sie bereiten unterschiedliche Fragestellungen und Sachverhalte mündlich und schriftlich verständlich, strukturiert, fundiert und termingerecht auf.
Sie haben Kenntnisse über den Aufbau und die Aufgaben der hamburgischen Verwaltung und des Schulsystems.

Unser Angebot

1 Stelle, unbefristet, zum 01.12.2024 zu besetzen
Bezahlung nach Entgeltgruppe 5 TV-L (Entgelttabelle)
30 Tage Urlaub pro Jahr
Vereinbarkeit von Beruf und Familie (gleitende Arbeitszeit, Möglichkeit zum mobilen Arbeiten)
ein zentral gelegener Arbeitsplatz im Stadtteil Barmbek mit optimalen Verkehrsanbindungen bzw. Bus- und U/S-Bahn-Station
betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
betriebliche Gesundheitsförderung, Möglichkeit zum Erwerb des EGYM Wellpass (Firmenfitness)

Ihre Bewerbung

Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:

Anschreiben,
tabellarischer Lebenslauf,
Nachweise der geforderten Qualifikation,
aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis (nicht älter als drei Jahre),
für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis,
Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes).

Wir freuen uns insbesondere über Bewerbungen von Männern. Sie werden aufgrund ihrer Unterrepräsentanz bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.