Leitungsassistenz

Personalamt

Job-ID: J000033152
Startdatum: schnellstmöglich
Art der Anstellung: Teilzeit 50%
(unbefristet)
Bezahlung: EGr. 6 TV-L
Bewerbungsfrist: 22.04.2025
Anzahl der Stellen: 1

Wir über uns

Sie sind auf der Suche nach einem vielfältigen Job und dazu ein Organisationstalent?

Als Teil des Senats versteht sich das Personalamt als wichtiger Partner und Gestalter, wenn es um Personalarbeit und -themen in der Freien und Hansestadt Hamburg geht. Unsere vier Abteilungen, zwei Landesbetriebe sowie die Zusammenarbeit mit der politischen und gewerkschaftlichen Ebene beeinflussen die tägliche Arbeit, so dass unsere Amts- und Abteilungsleitungen sehr gefragte Personen mit einer breit gefächerten Agenda sind.

Wir suchen Sie als Assistenz! Unterstützen Sie gemeinsam mit einer weiteren Kollegin als zentrales Büromanagement unsere Amts- und Abteilungsleitungen sowie die Abteilungen.

Hier finden Sie weitere Informationen zum Personalamt und zur Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg.

Ihre Aufgaben

Termine für die Abteilungsleitungen planen, organisieren und verwalten
Besprechungen, interne Veranstaltungen und Dienstreisen organisatorisch vor- und nachbereiten
allgemeine Sachbearbeitung (insb. Fachvorgänge archivieren, Dienstjubiläen bearbeiten)
die Funktion der bzw. des Zeitbeauftragten (Anwendung der Zeiterfassungs-Software eZeit) wahrnehmen
den Telefonservice im Zweierteam sicherstellen

Ihr Profil

Erforderlich

abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder
der Berufsausbildung gleichwertige Fachkenntnisse

Vorteilhaft

praxiserprobte, idealerweise zweijährige nachgewiesene berufliche Erfahrungen in einer Assistenz-bzw. Geschäftsstellentätigkeit
Bereitschaft, die Arbeitszeit bedarfsorientiert anzupassen
strukturierte, verbindliche und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ein vertieftes organisatorisches Geschick und Sorgfalt auch in kleinen Dingen
flexible Einstellung auf neue Situationen sowie freundliches Auftreten mit hoher Kunden- und Dienstleistungsorientierung
Kenntnisse im Umgang mit den MS Office-Produkten (insbesondere Outlook) und die Bereitschaft, sich auch in andere Fachverfahren (eZeit, Archivierungssoftware Eldorado) einzuarbeiten

Unser Angebot

eine 0,5-Stelle, unbefristet, schnellstmöglich zu besetzen
Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TV-L (Entgelttabelle) weitere Informationen auf karriere.hamburg.de
helle Büros mit moderner Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung
zentrale Innenstadtlage zwischen Rathaus und Speicherstadt mit guter ÖPNV-Anbindung
30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche, betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen
am Bedarf orientierte flexible Arbeitszeitmodelle
vielfältige Fortbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten und attraktive Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements (u. a. Dienstfahrradleasing über Jobrad sowie Möglichkeit zum Erwerb des EGYM Wellpass)

Ihre Bewerbung

Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:

tabellarischer Lebenslauf,
Nachweise der geforderten Qualifikation,
aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis (derzeitige Tätigkeit und nicht älter als drei Jahre),
für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis,
Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes).

Wir freuen uns insbesondere über Bewerbungen von Männern. Da sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.